In der Personalplanung vieler Unternehmen, vom kleinen Café an der Ecke bis zum mittelständischen Dienstleister, sind Minijobber eine feste Größe. Sie gelten als Inbegriff der Flexibilität: schnell eingestellt, unbürokratisch abgerechnet und scheinbar kostengünstig. Doch genau bei dem letzten Punkt unterliegen viele Gründer und Jungunternehmer einem folgenschweren Irrtum.
Es hält sich hartnäckig das Gerücht, ein Minijobber koste den Betrieb lediglich den ausgezahlten Lohn. Wer so kalkuliert, erlebt spätestens bei der ersten Abbuchung durch die Minijob-Zentrale eine böse Überraschung. Denn während der Minijob für den Arbeitnehmer in der Regel brutto für netto ausgezahlt wird, muss der Arbeitgeber tief in die Tasche greifen. Ein Minijob ist keineswegs abgabenfrei, die Last liegt nur fast vollständig auf den Schultern des Betriebes. Um die Rentabilität einer solchen Stelle realistisch bewerten zu können, muss man die Zusammensetzung der sogenannten Pauschalabgaben und Umlagen im Detail verstehen.
Die Basis: Die dynamische Geringfügigkeitsgrenze
Zunächst ist es wichtig, die Berechnungsgrundlage zu kennen. Die Zeiten der starren 450-Euro-Grenze sind längst Geschichte. Der Gesetzgeber hat die Verdienstgrenze für Minijobs dynamisiert und direkt an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt. Die Formel lautet: Wochenarbeitszeit von zehn Stunden multipliziert mit dem aktuellen Mindestlohn. Steigt der Mindestlohn, steigt automatisch auch die Verdienstgrenze für Minijobber.
Für den Unternehmer bedeutet das, dass die Kosten für eine voll ausgeschöpfte Minijob-Stelle nicht statisch sind, sondern sich mit jeder Mindestlohnerhöhung nach oben bewegen. Diese Dynamik muss in der langfristigen Budgetplanung berücksichtigt werden. Doch der ausgezahlte Lohn – sei es nun die aktuelle Obergrenze oder ein Betrag darunter – ist nur der erste Posten auf der Rechnung. Auf diesen Bruttolohn werden diverse Abgaben aufgeschlagen, die in der Summe oft rund 30 Prozent oder mehr des Lohns ausmachen.
Der größte Brocken: Die Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung
Den Löwenanteil der Nebenkosten machen die pauschalen Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung aus. Der Arbeitgeber zahlt aktuell einen Pauschalbeitrag von 13 Prozent des Arbeitsentgelts an die Krankenversicherung des Minijobbers. Voraussetzung hierfür ist, dass der Mitarbeiter gesetzlich krankenversichert ist. Ist er privat versichert, entfällt dieser Posten, was für den Arbeitgeber tatsächlich eine Ersparnis bedeutet – ein Detail, das bei der Einstellung durchaus relevant sein kann.
Hinzu kommt der Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 15 Prozent. Dieser Beitrag wird immer fällig, unabhängig davon, wie der Arbeitnehmer versichert ist. Zusammen ergeben allein diese beiden Posten bereits eine Zusatzbelastung von 28 Prozent oben auf den Lohn. Ein Minijobber, der 500 Euro verdient, kostet den Arbeitgeber also allein durch diese Sozialabgaben bereits 140 Euro zusätzlich. Diese Beiträge wandern jedoch nicht direkt auf das individuelle Konto des Mitarbeiters, sondern fließen in den großen Topf der Sozialversicherungsträger und (im Fall der Rentenversicherung) in geringem Maße in das Rentenkonto des Beschäftigten.
Die pauschale Lohnsteuer: Wer übernimmt sie?
Neben der Sozialversicherung will auch das Finanzamt seinen Anteil. Für Minijobs gibt es die Möglichkeit der pauschalen Lohnsteuererhebung. Diese beträgt einheitlich zwei Prozent des Bruttolohns. In diesen zwei Prozent sind bereits die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag enthalten.
Rechtlich gesehen ist der Arbeitgeber der Steuerschuldner, er kann diese Steuer aber im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer abwälzen. In der Praxis ist dies jedoch unüblich. Um den Minijob attraktiv zu halten und dem Mitarbeiter den vollen Betrag „auf die Hand“ zu garantieren, übernehmen die meisten Unternehmen diese zwei Prozent ebenfalls.
Damit steigt die Zusatzbelastung auf insgesamt rund 30 Prozent. Alternativ kann der Lohn auch nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (Steuerklasse) des Arbeitnehmers versteuert werden. Das lohnt sich für den Arbeitgeber meist dann, wenn der Mitarbeiter Lohnsteuerklasse I, II, III oder IV hat, da dann oft gar keine Lohnsteuer anfällt. Dies erfordert jedoch etwas mehr bürokratischen Aufwand und wird daher seltener genutzt als die bequeme Zwei-Prozent-Pauschale.
Die versteckten Kosten: Umlagen und Unfallversicherung
Mit den 30 Prozent Pauschalabgaben ist das Ende der Fahnenstange oft noch nicht erreicht. Arbeitgeber sind verpflichtet, an den Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberversicherung teilzunehmen. Dies sind die sogenannten Umlagen U1, U2 und U3. Die Umlage U1 dient der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Wenn der Minijobber krank wird, muss der Arbeitgeber den Lohn weiterzahlen. Über die U1-Umlage holt er sich einen Großteil dieser Kosten von der Knappschaft-Bahn-See zurück. Der Beitragssatz hierfür variiert, liegt aber oft im Bereich von etwa 1,0 bis 1,2 Prozent.
Die Umlage U2 finanziert den Mutterschutz und liegt meist bei etwa 0,2 bis 0,3 Prozent. Die Umlage U3 für das Insolvenzgeld ist mit unter 0,1 Prozent marginal. Viel gewichtiger ist hingegen der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft). Jeder Mitarbeiter muss gegen Arbeitsunfälle versichert sein. Die Höhe dieses Beitrags hängt stark von der Gefahrenklasse des Unternehmens ab. In einem Bürobetrieb ist er niedrig, im Baugewerbe oder in der Logistik deutlich höher. Hier wird individuell abgerechnet, aber auch dieser Posten muss in die Gesamtkalkulation einfließen.
Urlaubsanspruch und Lohnfortzahlung als Kostenfaktor
Was in der reinen „Euro-und-Cent“-Rechnung oft vergessen wird, sind die Kosten für Ausfallzeiten. Ein Minijobber ist nach deutschem Arbeitsrecht ein „ganz normaler“ Arbeitnehmer in Teilzeit. Das bedeutet: Er hat Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub und auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie an Feiertagen.
Viele Arbeitgeber kalkulieren fälschlicherweise so, als würden sie den Minijobber nur bezahlen, wenn er auch arbeitet („No work, no pay“). Das ist rechtswidrig. Wenn der Minijobber planmäßig freitags arbeitet und am Freitag ein Feiertag ist, muss er bezahlt werden, ohne dass er arbeitet. Gleiches gilt für den Urlaub. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt vier Wochen. Diese Zeiten sind Zeiten ohne Produktivität, in denen der Lohn (plus die oben genannten Abgaben) weiterläuft. Betriebswirtschaftlich gesehen muss man also auf den Stundenlohn einen kalkulatorischen Aufschlag für Urlaub und Krankheit rechnen, um die echten Kosten der produktiven Arbeitsstunde zu ermitteln. Wer das ignoriert, rechnet sich den Minijob schön.
Administrativer Aufwand und Mindestlohndokumentation
Zu den monetären Kosten gesellen sich die administrativen Kosten. Die Anmeldung erfolgt zwar relativ zentral über die Minijob-Zentrale, doch die Pflichten zur Dokumentation sind streng. Besonders im Bereich des Mindestlohns schaut der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) genau hin. Für Minijobber besteht in der Regel die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Diese Dokumentation muss revisionssicher sein und zwei Jahre aufbewahrt werden.
Dieser Verwaltungsaufwand kostet Zeit und damit Geld. Fehler in der Dokumentation oder das unbewusste Unterschreiten des Mindestlohns (etwa durch unbezahlte Überstunden oder Vor- und Nachbereitungszeiten) können zu empfindlichen Bußgeldern führen, die jede Kostenkalkulation im Nachhinein zerstören.
Realistische Budgetierung statt Milchmädchenrechnung
Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein Minijobber ist für den Arbeitgeber eine spürbare finanzielle Verpflichtung. Wer einen Mitarbeiter für 500 Euro netto einstellt, muss als Unternehmen real eher mit Kosten von rund 650 bis 700 Euro rechnen, wenn man Pauschalabgaben, Umlagen, Berufsgenossenschaft und die kalkulatorischen Kosten für Urlaub und Krankheit addiert.
Dennoch bleibt der Minijob ein attraktives Instrument, vor allem wegen seiner Flexibilität. Für den Arbeitnehmer ist die Brutto-für-Netto-Auszahlung ein starker Motivator, was die Personalsuche erleichtert. Für den Arbeitgeber bietet er die Möglichkeit, Spitzenzeiten abzudecken, ohne langfristige Vollzeitverträge einzugehen. Wichtig ist nur, dass man diese Entscheidung auf Basis realer Zahlen trifft. Wer weiß, dass auf jeden Euro Lohn noch einmal etwa 30 bis 35 Cent Nebenkosten kommen, ist vor bösen Überraschungen gefeit und kann seine Preise und Margen entsprechend sauber kalkulieren.
